Webbinarier från A till Ö: guide för B2B-team

Inom B2B-marknadsföring hör webbinarier till de fem aktiviteter som omvandlar prospekt bäst. Det gäller särskilt prospekt som befinner sig sent i säljtratten. Alltså hör webbinarier hemma i marknadsarbetet hos varje B2B-bolag som vill sälja mer. Och det vill väl alla?

I den här guiden går vi igenom vad ni bör tänka på när ni planerar och lanserar ett webbinarium:

Vad ni bör väga in när ni väljer leverantör eller plattform för webbinarier.
Vilka plattformar som finns.
En guide i fyra steg:
1. Planera webbinariet
2. Marknadsföra webbinariet
3. Hålla webbinariet
4. Följa upp efter webbinariet
Slutsatser

Vad ska jag tänka på när jag väljer plattform för webbinarier?

Att byta plattform för webbinarier kostar både tid och resurser. Att välja rätt direkt besparar er alltså en del huvudvärk.

För att era webbinarier ska fungera bör ni väga in följande när ni väljer leverantör eller plattform.

Drifttid och stabilitet. Vissa leverantörers servrar har dålig uppkoppling mot det land ni verkar i, eller problem med servrarna rent generellt. Så när ni bestämmer vilken tjänst ni ska teckna: läs kundomdömena noga och se om anslutningsproblem nämns återkommande. Ni kan dessutom alltid fråga leverantören var sändningarna körs (serverplats).
Gränssnitt och support på ert språk. Deltagare kan känna sig vilsna om ni driver verksamheten på ert lokala språk men bara håller webbinarier på engelska. Se därför till att plattformen ni väljer finns på det språk ni arbetar på.

Det är grunderna. Men det finns fler saker att titta på som rör själva sändningen och genomförandet:

Anpassning av rum och anmälan: Hur mycket går att anpassa i det gränssnitt deltagarna ser? Vissa har inga preferenser alls, medan designdrivna bolag oftast vill att webbinariet ska ligga i linje med varumärket i övrigt. Alla plattformar tillåter inte det.
Schemalagt, automatiserat och on demand: Många plattformar låter er hålla webbinarier utan att ens vara med! Ladda upp det inspelade webbinariet eller en videofil, låt prospekten välja vilket tillfälle och vilket format de vill ha, och luta er tillbaka. Ni kan till exempel ha introduktionspass on demand, eller helt automatiserade webbinarier (förinspelade) med jämna mellanrum där ni bara behöver sköta chatten.
UX för flera värdar och administratörer: Alla avskyr när användarupplevelsen hackar. Testa hur plattformen hanterar flera olika värdar, i olika webbläsare och på olika platser. Går det smidigt att flytta strålkastarljuset till någon annan och ta upp en presentation ni väljer? Vissa webbläsare klarar till exempel inte skärmdelning särskilt väl (ja, vi menar Safari).
Antal deltagare: Olika prisplaner gäller beroende på hur många ni har med. Se till att ni kan ta emot det antal deltagare ni räknar med.
Sändningarnas längd: Även här gäller olika prisplaner beroende på hur långt passet är. Se till att ni kan hålla sändningen så länge ni planerat.
Målgrupp: Olika målgrupper har olika preferenser för funktioner och för hur programvaran ser ut och känns. Fundera på vad er idealkund skulle uppskatta mest i en plattform för webbinarier.

Sist kommer det som händer bakom kulisserna och efter webbinariet:

Integrationer: Vilka andra tjänster går plattformen att koppla ihop med? Kanske vill ni skicka kund- och deltagardata till Hubspot eller ActiveCampaign?
Analys: Vissa plattformar har inbyggd analys för att följa upp publikens beteende och anmälningsdata.
Uppföljningsmejl: Går de att anpassa? Och blir webbinariet automatiskt tillgängligt för deltagarna efteråt?

Tjänster och alternativ för webbinarier

På Up Strategy Lab använder vi Demio för våra webbinarier. Valet byggde på några av punkterna ovan: möjligheten att hålla automatiserade evenemang, anpassningsbara anmälningsflöden och ett brett utbud av integrationer. Här är några av de andra plattformarna vi vägde in innan vi bestämde oss:

Alternativ

En lista med alternativ, där ni kan filtrera på vilka funktioner varje plattform erbjuder och välja utifrån det, finns hos G2 och Capterra.

Så gör ni: fyra enkla steg

1. Planera webbinariet

Att planera ett webbinarium handlar om att locka deltagare till evenemanget och sedan göra kunder av dem (om de inte redan är det). Beroende på vilken produkt eller tjänst ni erbjuder går det att gripa an på olika sätt. Generellt rekommenderar vi ett format och ett ämne som knyter an till antingen:

a. Branschen ni verkar i.

b. Ett ämne som ligger nära er verksamhet, eller

c. Funktioner och tjänster som är specifika för er och det ni gör. Till exempel hur en viss funktion används.

De vanligaste formerna av webbinarier som täcker temana ovan är:

Branschspaning med en expert: Trender, ett hett ämne i branschen, en rapport eller liknande.
Beskriva eller diskutera ett ämne med ett antal experter: Antingen flera talare som var för sig ger sin syn på ämnet, eller en paneldiskussion.
Visa produkten, eller hur ett visst problem löses med den: För MuchSkills har vi till exempel en presentation om varför kompetensgapsanalys är viktigt i en organisation. Sedan visar vi hur användarna gör en sådan analys med hjälp av programvaran.
Introduktion: I B2B är introduktionen oerhört viktig, eftersom den avgör om kunder och användare kommer att använda alla eller de flesta av produktens funktioner. I en serie webbinarier kan ni hålla introduktionspass. Ordningen ni håller dem i bör vara densamma som den ordning ni vill att användarna lär sig funktionerna i.

Ett bra ämne är viktigt, men bra text och snygga bilder gör det bättre. Folk gillar sådant som ser genomarbetat ut. Börja fundera på följande:

Presentationen av webbinariet: Fundera på hur ni övertygar målgruppen att komma. Beskriv vad ni ska prata om, med vem, agendan, och vad deltagarna får ut av det. Skriv ut vad de kommer att lära sig och hur de kan använda den kunskapen.
Presentationen av talarna: Har ni bjudit in externa talare behöver ni lyfta fram deras sakkunskap. Gör det genom att beskriva tidigare och nuvarande roller och annat de uppnått.
Delningstexten för sociala medier: Många plattformar låter er redigera texten som visas när inbjudningslänken delas på LinkedIn, Twitter och liknande. Behandla den texten som en metarubrik på webbplatsen, så är ni på rätt spår.
Utskick och påminnelser via mejl: Lägg lite krut på dem. Med era e-postlistor når ni många nuvarande och möjliga kunder. Påminnelsemejl får dessutom folk att faktiskt dyka upp.
Bild och form: Anpassa anmälningssidan så att den ligger i linje med varumärket i övrigt. Ta fram egen grafik för varje evenemang som är tilltalande och knyter an till ämnet.
Presentationsformat under webbinariet: Uppmärksamheten är kort nuförtiden. Det vanligaste är en PowerPoint, som fungerar bra för att berätta något. Se till att den är genomarbetad. Komplettera den dessutom med en livedemo eller någon form av film. Det gör passet roligare och mer interaktivt att delta i.
Tidszoner: Är ni ett genuint globalt bolag har ni deltagare spridda över världen, vilket betyder att alla inte kan delta i samma pass. Planera för det genom att hålla ett pass på förmiddagen och ett på eftermiddagen. Vanligtvis går det att duplicera evenemang hos leverantören så att ni slipper göra dubbelt arbete.

‍

2. Marknadsföra webbinariet

Det finns inget webbinarium om ingen känner till det. Så varje gång ni får chansen att nämna det ska ni ta den, vare sig det är i ett säljsamtal eller under en introduktion för nya användare. Sätt en tidslinje för de aktiviteter som ska göra webbinariet synligt. Den kan se ut så här:

En månad före: Basunera ut webbinariet i alla era sociala kanaler, till exempel LinkedIn, Instagram, Twitter, eller grupper ni är med i. Har ni e-postlistor med användare och kunder: använd dem! På MuchSkills har vi en lista över dem som deltagit i tidigare webbinarier. Den listan får inbjudningar till kommande tillfällen.
Tre veckor före: Presentera den första av två talare. Låt talarna dela evenemanget i sina egna kanaler. Lägg dessutom upp detaljerna igen i alla era sociala kanaler.
Två veckor före: Nu är det dags att påminna alla på e-postlistorna om det kommande webbinariet. Skickar ni produktnyheter eller liknande i de listorna kan ni lägga in ett avsnitt om webbinariet. Har ni en andra talare att presentera går det bra att göra det nu.
En vecka före: Har ni valt en plattform med påminnelsemejl kan ni skicka ut en påminnelse en vecka innan. Se också till att både ni och talarna delar information om evenemanget i era respektive kanaler igen.
24 timmar före: Påminn de tänkbara deltagarna om webbinariet, både de som redan anmält sig och de som inte har gjort det.

Sammanfattningsvis handlar det här steget om räckvidd. Gör folk medvetna om evenemanget, och se till att de som anmält sig inte glömmer bort att komma.

3. Hålla webbinariet

Ett direktsänt webbinarium ger värden litet eller inget utrymme för felsteg. Tänk på följande när ni sänder live:

Förbered materialet: Förbered varje presentation, film och flik ni vill dela i förväg. Filerna går ofta att ladda upp innan, så att skärmdelningen inte krånglar mitt i sändningen.
Förbered talarna: Berätta ungefär när de kommer in. Är ni värd kan det dessutom vara bra att ta in en administratör som sköter material, chatt och strålkastarljus åt talarna. Då kan ni fokusera på att leda webbinariet i stället för att administrera det.
Var aktiv och få med publiken. Uppmuntra folk att ställa frågor och besvara dem live i stället för i chatten.

Det var några saker att tänka på vid en direktsändning. Är webbinariet förinspelat eller on demand gäller andra saker. Vi har till exempel valt att vara ”live” i chatten under våra förinspelade evenemang. Saknar ni resurser för det finns plattformar (som Demio) där ni kan läsa chatten efter ett automatiserat evenemang. Då kan ni svara på alla frågor via mejl efteråt.

4. Efter webbinariet

När evenemanget väl är genomfört är arbetet inte slut. Ett av de viktigaste stegen kommer nu: att omvandla prospekt och vårda övriga deltagare. Hur mycket de än gillade webbinariet behöver folk ofta en knuff för att bestämma sig. Skicka ett tackmejl till alla deltagare. Sammanfatta vad webbinariet handlade om, vad syftet var och vad man kan ta med sig. Flera plattformar skickar det automatiskt. Vissa spelar också in webbinariet och skickar det till deltagarna av sig själva. Gör er plattform det: be folk i tackmejlet att dela länken till inspelningen inom sin organisation.

Har ni integrationer mot andra system bör ni fundera på hur deltagarnas kontaktuppgifter kan användas där. Som nämnts tidigare är webbinarier ett av de främsta sätten att göra kunder av prospekt. Ni kan till exempel följa upp deltagarna i Hubspot och börja spåra dem som leads. På samma sätt kan ni i ActiveCampaign skapa en lista över alla deltagare och spara den till marknadsföringen inför nästa webbinarium. Gillade de det förra kommer de garanterat att gilla nästa!

Slutligen

Lyckade webbinarier hänger till stor del på vilken plattform ni väljer och vilka funktioner den har, men också på att planera väl, marknadsföra mot rätt målgrupp och följa upp deltagarna efteråt. Följer ni processen i den här guiden lockar ni den publik ni faktiskt vill ha, vilket ökar chansen att göra kunder av prospekten. Vilket är slutmålet för varje sälj- och marknadsteam.

Ett webbinarium som konverterar väl är ändå bara en ingång i en säljprocess. Är resten av processen inte byggd för att ta emot det webbinariet skapar stannar intresset upp någonstans efter uppföljningsmejlet.

Det är det lagret Up Strategy Lab arbetar med. Om era webbinarier skapar uppmärksamhet som inte blir till pipeline, hör av er.

Webbinarier från A till Ö: en komplett guide